Kategoria menu:Prowadzone archiwa
Prowadzone archiwa
Treść informacji
W archiwum znajdują się akta wytworzone przez komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego dotępne do wglądu dla osób zainteresowanych za zezwoleniem Burmistrza Miasta.
I. Zadania archiwum zakładowego Urzędu Miasta w Kłodzku
- Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania we właściwym terminie do archiwum zakładowego.
- Przejmowania wszystkich akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
- Przechowywanie, zabezpieczenie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przejmowanych akt.
- Porządkowanie akt - gdy okaże się, iż znajdują się w nim akta nie opracowane.
- Udostępnianie lub wypożyczanie akt dla celów służbowych i naukowych.
- Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej czyli kategorii “B” i przekazywanie jej na makulaturę.
- Przekazywanie materiałów archiwalnych czyli kategorii “A” do Archiwum Państwowego – Oddziału w Kamieńcu Ząbkowickim.
- Utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe.
- Umożliwienie osobom trzecim korzystanie z zasobu archiwalnego.
- Składanie bezpośredniemu przełożonemu rocznych sprawozdań z wykonania całości zadań archiwum zakładowego.
II. Korzystanie z zasobu archiwalnego
- Przez korzystanie z zasobu archiwalnego rozumie się udostępnianie dokumentacji do celów urzędowych i naukowo – badawczych komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta oraz osobom trzecim.
- Korzystanie z zasobu archiwalnego do celów urzędowych odbywa się na podstawie kart udostępniania za zgodą kierownika komórki organizacyjnej (tzn. Naczelnika Wydziału, kierownika referatu), której akta są wypożyczone.
- Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w zasadzie na miejscu w archiwum zakładowym pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego za zgodą Sekretarza Gminy Miejskiej lub poza siedzibą Urzędu Miasta za zgodą Burmistrza, ale na okres nie dłuższy niż miesiąc.
- Korzystający z zakładowego zasobu archiwalnego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
- Archiwista potwierdza na “Karcie udostępniania – wypożyczania” w obecności osoby zwracającej akta, odbiór udostępnionych akt.
- Korzystanie z dokumentacji kategorii “B” odbywa się na tych samych zasadach jak korzystanie z dokumentacji kategorii “A”.
- Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia w nich braków lub uszkodzeń, archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający akta oraz jego bezpośredni zwierzchnik.
- Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, względnie do uszkodzonych akt, drugi zaś egzemplarz przechowuje archiwum zakładowe w osobnej teczce.
- Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zniszczono akta, przeprowadza dochodzenie w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności.
- Poszukiwania akt w archiwum zakładowym dokonuje wyłącznie personel tego archiwum, a w miejsce wyjętych z półek akt wkłada się kartę zastępczą.
Dz.U.99.112.1319
1) Dz.U. z 2003 r., nr 69, poz. 636
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:Rozdział X
§ 35.
1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.
2.Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.
§ 36.
1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
-ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
-dłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
-opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
- w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
- Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
- Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
- Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§ 38.
- W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
- Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
- W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
- W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
dla poszukujących osób dokumentacji osobowej i płacowej
w celu ustalenia kapitału początkowego
lub uzyskania świadczeń rentowo – emerytalnych w ZUSArchiwum zakładowe Urzędu Miasta w Kłodzku posiada dokumentację pracowniczą i płacową następujących zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, tj.:
- Zarząd Miejski w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 - 1950
- Starostwo Powiatowe w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 – 1950
- Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Kłodzku – dokumentacja niepełna (brak dokumentacji płacowej), okres: 1950 – 1973
- Urząd Powiatowy w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1973 - 1975
- Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodzku - dokumentacja niepełna, okres: 1950 – 1973
- Urząd Miejskiej w Kłodzku – dokumentacja płacowa od roku 1980, okres: 1973 - 1990
- Urząd Miasta w Kłodzku, okres: 1990 - dalej
- Akta osobowe określone pn.: Wydział Oświaty, dot. nauczycieli, obejmujące okres: 1945- 1992
- STOŁÓWKA - Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzędzie Miasta w Kłodzku
- ZDPPT – MEBLODRZEW – KŁODZKO
- Zakład Remontowo – Budowlany przy Naczelniku Miasta w Kłodzku (w tym szczątki akt Grupy Remontowo – Budowlanej)
- Biuro Wystaw Artystycznych w Kłodzku - dokumentacja niepełna
- Przedszkole Nr 1 do roku 1996
- Przedszkole Nr 2 do roku 1996
- Szkoła Podstawowa Nr 1
- Szkoła Podstawowa Nr 5
- Dokumentacja szczątkowa Miejskiego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w Kłodzku, dot. akt osobowych obsługi administracyjnej oraz karty wynagrodzeń nauczycieli i obsługi administracyjnej .
- Przedszkoli,
- Szkół do roku 1979 (dokumentacja niepełna)
- Grupy Remontowo – Budowlanej, okres: 1977-79
- Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej, okres: 1992-95
Formularz do pobrania