Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) * Urząd Miasta w KŁODZKU

http://www.um.bip.klodzko.pl/
Strona główna BIP: gov.pl/bip
Strona główna instytucji: http://www.klodzko.pl/

Kategoria menu:Wydział Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej w zakresie organizacji funkcjonowania i planowania pracy urzędu należą w szczególności:
1) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych urzędu;
2) wdrażanie nowych metod organizacji pracy urzędu;
3) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej w urzędzie i sporządzanie sprawozdań z realizacji zaleceń pokontrolnych oraz nadzór nad ich terminową realizacją;
4) współpraca z organem nadzoru w zakresie publikacji przepisów prawa miejscowego;
5) prowadzenie i aktualizacja rejestru jednostek organizacyjnych gminy;
6) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg, wniosków i petycji;
7) umieszczanie ogłoszeń sądowych i komorniczych oraz innych instytucji na tablicy ogłoszeń urzędu;
8) prowadzenie całości spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych;
9) prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza;
10) prowadzenie i udostępnianie zbioru przepisów gminnych w tym prawa miejscowego oraz nadzorowanie przygotowania przez merytoryczne wydziały projektów uchwał w sprawie tekstów jednolitych dotyczących nowelizowanych aktów prawa miejscowego – nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy;
11) udzielanie informacji o zakresie działania urzędu i jednostek podległych burmistrzowi;
12) prowadzenie spraw związanych z rozpoznawaniem wniosków o udzielenie informacji publicznej, tj. prowadzenie rejestrów wniosków, rozsyłanie do właściwych wydziałów, nadzorowanie prawidłowego i terminowego załatwienia wniosku;
13) przygotowywanie informacji z realizacji zadań wynikających z aktów organów naczelnych, uchwał rady, aktów normatywnych burmistrza;
14) prowadzenie ewidencji wniosków i interpelacji posłów, senatorów, radnych oraz ich załatwianie;
15) współpraca z kancelarią prawniczą obsługującą urząd, w tym zakładanie teczek spraw i dbanie o terminowe wpłaty opłat w związku z toczącymi się postępowaniami;
16) prowadzenie spraw związanych z wyborem ławników sądowych;
17) wystawianie faktur VAT i rachunków w zakresie zadań realizowanych przez komórkę organizacyjną oraz prowadzenie rejestru faktur;
18) zlecanie wykonania pieczątek, pieczęci urzędowych, rejestrowanie, wydawanie, kasowanie;
19) prowadzenie spraw związanych z zamówieniem usług i dostaw dotyczących pracy Urzędu w tym w szczególności na doręczanie przesyłek pocztowych, zaopatrzenie w materiały biurowe, sprzęt biurowy, wyposażenie biur, itp.,
20) prowadzenie ewidencji zakupu i wydawania materiałów biurowych;
21) prowadzenie prenumeraty czasopism i zakup wydawnictw fachowych na potrzeby poszczególnych wydziału;
22) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania;
23) prowadzenie rozliczeń dotyczących rozmów telefonicznych;
24) zapewnienie sprawności technicznej urządzeń i wyposażenia używanego w Urzędzie;
25) prowadzenie archiwum zakładowego (stosowany symbol AR);
26) prowadzenie spraw związanych z:
a) zarządzaniem pomieszczeniami biurowymi i urządzeniami biurowymi;
b) konserwacją i naprawą wyposażenia urzędu;
c) utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach urzędu;
d) gospodarowaniem środkami trwałymi i przedmiotami w użytkowaniu urzędu;
e) ubezpieczeniem obiektu, składników majątkowych urzędu oraz ubezpieczeniem gminy;
f) zarządem budynkiem ratusza, w tym: gospodarka lokalami biurowymi urzędu, konserwacja wyposażenia technicznego, najem lokali użytkowych, organizowanie przetargów i zawieranie umów;
27) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem na terenie gminy spisów oraz wyborów powszechnych i referendów, współdziałanie z Krajowym Biurem Wyborczym, realizowanie zadań wynikających z kodeksu wyborczego oraz przepisów wydanych na jego podstawie.
2. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej należy prowadzenie sekretariatu burmistrza (stosowany symbol SBM) tj. w szczególności:
1) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z naradami organizowanymi przez burmistrza lub jego zastępców;
2) prowadzenie obsługi techniczno-kancelaryjnej burmistrza, zastępców i sekretarza;
3) protokołowanie posiedzeń;
4) sporządzanie sprawozdań z pracy burmistrza na potrzeby rady;
5) prowadzenie rejestru wniosków rady, przekazywanie ich merytorycznym komórkom organizacyjnym i terminowe udzielanie odpowiedzi;
6) przekazywanie projektów uchwał do biura rady;
7) przekazywanie podjętych przez radę uchwał do organów nadzoru celem sprawdzenia ich pod względem zgodności z prawem oraz ich publikacji;
8) ewidencja uchwał podjętych przez radę oraz przekazywanie uchwał do komórek organizacyjnych;
9) prowadzenie dokumentów gminnych spółek komunalnych w ramach nadzoru właścicielskiego.
3. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej należy prowadzenie biura obsługi ludności (stosowany symbol BOL) tj. w szczególności:
1) obsługa elektronicznego systemu obiegu korespondencji, dokumentów i spraw urzędu w programie IntraDok JST;
2) przyjmowanie i rejestracja korespondencji w formie papierowej i elektronicznej;
3) dostarczanie korespondencji do dekretacji sekretarzowi lub zastępcom burmistrza;
4) rozdział korespondencji do wydziałów po zadekretowaniu;
5) wydawanie pism z decyzjami;
6) udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie, w tym o zadaniach poszczególnych wydziałów;
7) udzielanie informacji nt. stosowanych w urzędzie procedur;
8) potwierdzanie profilu zaufanego;
9) prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem faktów dotyczących działalności gospodarczej do CEDIG.
4. Wydział Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej realizuje zadania w zakresie informatyzacji (stosowany symbol ZI) a w szczególności:
1) opracowywanie projektów planów finansowo-rzeczowych obejmujących informatyzację Urzędu oraz realizację ich wydatkowania;
2) przygotowanie dokumentacji w zakresie zamówienia publicznego na realizację usług i dostaw sprzętu komputerowego, oprogramowania, licencji oraz materiałów eksploatacyjnych;
3) zarządzanie zasobami sprzętowymi i oprogramowaniem;
4) nadzór nad realizacją i wdrożeniem umów dotyczących systemów informatycznych;
5) współpraca z pracownikami urzędu w zakresie wdrażania nowych rozwiązań informatycznych, szkolenie pracowników w zakresie obsługi programów i komputerów;
6) prowadzenie obsługi informatycznej urzędu, a w szczególności:
a) administrowanie siecią komputerową,
b) administrowanie bazami danych,
c) nadzór nad bezpieczeństwem i ochroną baz danych,
d) nadzór nad dostępem do systemu informatycznego,
e) sporządzanie kopii danych i ich rejestracja,
f) prowadzenie kontroli antywirusowych oprogramowania,
g) ewidencja licencji oraz nadzór nad ich aktualizacją.
5. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej w zakresie obsługi Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD) (stosowany symbol BIP) należy w szczególności:
1) administrowanie i prowadzenie BIP urzędu;
2) administrowanie i prowadzenie ESOD;
3) szkolenie pracowników w zakresie ESOD;
4) administrowanie i prowadzenie strony internetowej rady;
5) współpraca z wydziałami urzędu w zakresie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o ochronie danych osobowych;
6) zapewnienie podpisów kwalifikowanych uprawnionym pracownikom;
7) realizacja czynności związanych z elektroniczną skrzynką podawczą E-PUAP;
6. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej zakresie obsługi rady (stosowany symbol BR) należy obsługa techniczno–organizacyjna rady, jej przewodniczącego, komisji rady, a w szczególności:
a) obsługa kancelaryjno - biurowa przewodniczącego oraz radnych;
b) sporządzanie protokołów z sesji rady i posiedzeń komisji rady;
c) zapewnienie terminowego doręczenia radnym zawiadomień i materiałów na posiedzenie rady i komisji;
d) prowadzenie ewidencji udziału radnych w posiedzeniach rady;
e) prowadzenie zbioru podjętych uchwał, zgłaszanych przez radnych wniosków i interpelacji i przekazywanie ich burmistrzowi celem realizacji;
f) zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji zebrań, posiedzeń rady. itp.;
g) organizowanie w porozumieniu z przewodniczącym rady udziału radnych w seminariach, szkoleniach i konferencjach;
h) przygotowywanie projektów uchwał w formacie XML.
7. Wydziałem Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej kieruje kierownik.
8. Nadzór nad pracą Wydziału Obsługi Urzędu i Rady Miejskiej sprawuje sekretarz.