Serwis wykorzystuje pliki cookies » szczegóły
wersja dla niedowidzących Wersja dla niedowidzącychmapa strony Mapa strony
Kliknij, aby przejść na Stronę Główną Biuletynu Informacji Publicznej Kliknij, aby przejść na Stronę Podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej
 

BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

Urząd Miasta w KŁODZKU

Strona internetowa instytucji: http://www.klodzko.pl/

Strona główna BIP: www.bip.gov.pl

 
 

Informacja publiczna - szczegóły

Powiększ tekst Pomniejsz tekst

Prowadzone archiwa

W archiwum znajdują się akta wytworzone przez komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego dotępne do wglądu dla osób zainteresowanych za zezwoleniem Burmistrza Miasta.

Wszelkie informacje można uzysta w pokoju nr 227 na 2 piętrze(codziennie w godzinach otwarcia Urzędu Miejskiego).

I. Zadania archiwum zakładowego Urzędu Miasta w Kłodzku
  1. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania we właściwym terminie do archiwum zakładowego.
  2. Przejmowania wszystkich akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.
  3. Przechowywanie, zabezpieczenie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przejmowanych akt.
  4. Porządkowanie akt - gdy okaże się, iż znajdują się w nim akta nie opracowane.
  5. Udostępnianie lub wypożyczanie akt dla celów służbowych i naukowych.
  6. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej czyli kategorii “B” i przekazywanie jej na makulaturę.
  7. Przekazywanie materiałów archiwalnych czyli kategorii “A” do Archiwum Państwowego – Oddziału w Kamieńcu Ząbkowickim.
  8. Utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe.
  9. Umożliwienie osobom trzecim korzystanie z zasobu archiwalnego.
  10. Składanie bezpośredniemu przełożonemu rocznych sprawozdań z wykonania całości zadań archiwum zakładowego.

II. Korzystanie z zasobu archiwalnego

  1. Przez korzystanie z zasobu archiwalnego rozumie się udostępnianie dokumentacji do celów urzędowych i naukowo – badawczych komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta oraz osobom trzecim.
  2. Korzystanie z zasobu archiwalnego do celów urzędowych odbywa się na podstawie kart udostępniania za zgodą kierownika komórki organizacyjnej (tzn. Naczelnika Wydziału, kierownika referatu), której akta są wypożyczone.
  3. Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w zasadzie na miejscu w archiwum zakładowym pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego za zgodą Sekretarza Gminy Miejskiej lub poza siedzibą Urzędu Miasta za zgodą Burmistrza, ale na okres nie dłuższy niż miesiąc.
  4. Korzystający z zakładowego zasobu archiwalnego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
  5. Archiwista potwierdza na “Karcie udostępniania – wypożyczania” w obecności osoby zwracającej akta, odbiór udostępnionych akt.
  6. Korzystanie z dokumentacji kategorii “B” odbywa się na tych samych zasadach jak korzystanie z dokumentacji kategorii “A”.
  7. Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia w nich braków lub uszkodzeń, archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający akta oraz jego bezpośredni zwierzchnik.
  8. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, względnie do uszkodzonych akt, drugi zaś egzemplarz przechowuje archiwum zakładowe w osobnej teczce.
  9. Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zniszczono akta, przeprowadza dochodzenie w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności.
  10. Poszukiwania akt w archiwum zakładowym dokonuje wyłącznie personel tego archiwum, a w miejsce wyjętych z półek akt wkłada się kartę zastępczą.

    Dz.U.99.112.1319

Późniejsze zmiany:
1) Dz.U. z 2003 r., nr 69, poz. 636
2) Dz.U. z 2006 r., nr 127, poz. 885

ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 22 grudnia 1999 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
(Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.)


Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:Rozdział X
Przechowywanie akt
§ 34.1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8.Rozdział XI
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego


§ 35.


1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.

2.Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 36.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

-ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

-dłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

-opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

- w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§ 37.

 

  1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
     
  2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
     
  3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

    § 38.

 

  1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
     
  2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
     
  3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
     
  4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
     
Informacja
dla poszukujących osób dokumentacji osobowej i płacowej
w celu ustalenia kapitału początkowego
lub uzyskania świadczeń rentowo – emerytalnych w ZUSArchiwum zakładowe Urzędu Miasta w Kłodzku posiada dokumentację pracowniczą i płacową następujących zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, tj.:
  • Zarząd Miejski w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 - 1950
  • Starostwo Powiatowe w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 – 1950
  • Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Kłodzku – dokumentacja niepełna (brak dokumentacji płacowej), okres: 1950 – 1973
  • Urząd Powiatowy w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1973 - 1975
  • Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodzku - dokumentacja niepełna, okres: 1950 – 1973
  • Urząd Miejskiej w Kłodzku – dokumentacja płacowa od roku 1980, okres: 1973 - 1990
  • Urząd Miasta w Kłodzku, okres: 1990 - dalej
Oraz (jako następstwo prawne)
  • Akta osobowe określone pn.: Wydział Oświaty, dot. nauczycieli, obejmujące okres: 1945- 1992
  • STOŁÓWKA - Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzędzie Miasta w Kłodzku
  • ZDPPT – MEBLODRZEW – KŁODZKO
  • Zakład Remontowo – Budowlany przy Naczelniku Miasta w Kłodzku (w tym szczątki akt Grupy Remontowo – Budowlanej)
  • Biuro Wystaw Artystycznych w Kłodzku - dokumentacja niepełna
  • Przedszkole Nr 1 do roku 1996
  • Przedszkole Nr 2 do roku 1996
  • Szkoła Podstawowa Nr 1
  • Szkoła Podstawowa Nr 5
  • Dokumentacja szczątkowa Miejskiego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w Kłodzku, dot. akt osobowych obsługi administracyjnej oraz karty wynagrodzeń nauczycieli i obsługi administracyjnej .
Ww. dokumenty (karty wynagrodzeń) dotyczą:
  • Przedszkoli,
  • Szkół do roku 1979 (dokumentacja niepełna)
  • Grupy Remontowo – Budowlanej, okres: 1977-79
  • Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej, okres: 1992-95
Uwaga!
Informację w sprawie odszukania danych dotyczących dokumentacji osobowej i płacowej do celów emerytalno – rentowych lub ustalenia kapitału początkowego mieści się na stronie internetowej: www.archiwa.gov.pl

Formularz do pobrania

 

 

powiązanie z wydziałem Informacja powiązana z wydziałem:   Urząd Miasta w Kłodzku

wersja do wydruku wersja do wydruku

Pliki powiązane z informacją
  • Brak plików do pobrania
Odnośniki powiązane z informacją
  • Brak odnośników do wyświetlenia
  Metryka informacji
osoba, która wytworzyła informację:   Renata Zielona - Wasilewska
Osoba, która wprowadziła informację do BIP:   Magdalena Serafin
Autor ostatniej poprawki:   Magdalena Serafin
Osoba, która zweryfikowała informację w BIP:   Magdalena Serafin
ilość wyświetleń:   1800
data wytworzenia informacji:  05.11.2015
data wprowadzenia do BIP:  05.11.2015 15:13
data weryfikacji:   29.12.2015 08:10
data ostatniej zmiany:   29.12.2015 08:10 Rejestr zmian